A certificação legal é uma ferramenta de importante valor para as empresas nos dias de hoje. Com o mundo da tecnologia avançando cada vez mais, os negócios, em geral, estão inseridos no mundo digital realizando transações e troca de informações constantemente por meio da internet. O certificado digital existe justamente para garantir que a transmissão de dados eletrônicos de empresas seja feita de forma segura. Portanto, por meio dessa tecnologia um estabelecimento pode efetuar transações eletrônicas por meio de uma autenticação única.
Essa autenticação tem como principal objetivo a identificação do titular por trás de uma operação envolvendo a empresa no meio digital. Além do registro do titular no certificado digital da pessoa jurídica, também será preciso definir o representante legal, bem como o responsável legal da certificação digital. É nesse ponto que a confusão costuma começar. Muitos empreendedores e gestores ainda possuem dúvidas a respeito dessas duas funções na estrutura da empresa. Quer saber mais?
O representante legal
Um representante legal será uma pessoa assim nomeada no ato constitutivo da empresa, que pode ser o contrato social ou o próprio estatuto social do negócio. Ele é designado para representar a empresa tanto no relacionamento com outras pessoas jurídicas como em questões envolvendo órgãos públicos como, por exemplo, a Receita Federal. Dessa forma, em geral, o representante legal é normalmente um sócio, dono ou sócio administrativo da empresa.
Uma das principais características é que ele atua como um pilar da certificação digital da empresa. Ou seja, na prática, o representante legal não poderá ser alterado ou ter dados atualizados sem que isso implique na invalidação do atual certificado digital. Sendo assim, a mudança de um representante legal requer a criação de outro certificado digital para o negócio.
Outra característica importante é que o uso da certificação digital da empresa é responsabilidade do representante legal. Além disso, ele possui poderes para nomear, por meio de procuração pública, um responsável legal para que este outro indivíduo também possa utilizar o certificado digital em nome da empresa.
O responsável legal
O responsável legal também é uma pessoa física que está autorizada e devidamente registrada via Autoridade Certificadora da ICP-Brasil para fazer uso do certificado digital em nome de uma pessoa jurídica ou do próprio representante legal. Diferentemente do representante legal, ele não precisa ser um sócio ou dono do negócio, basta que seja nomeado via procuração pública para tal.
É importante destacar que, ao nomear o responsável legal, então o representante legal estará repassando a responsabilidade de atuação com o certificado da empresa em operações eletrônicas. Dessa forma, o responsável legal passa a ter acesso ao certificado, bem como a chave criptografada para que documentos sejam assinados e autenticados digitalmente em nome da empresa.
Portanto, ao responsável legal é atribuída a função autenticar operações da empresa por meio do uso de uma certificação digital. É ele quem deve apresentar os dados do certificado digital para validação de uma transação, bem como o responsável direto pela criação, mudança e proteção de senha e chave privada que compõe a certificação digital.
Em resumo, um representante legal tem responsabilidade sobre todos os atos da empresa, ou seja, incluídos aqueles que foram atribuídos a terceiros. O responsável legal, por sua vez, apenas possui responsabilidade sobre os atos aos quais ele está autorizado a praticar no dia a dia da empresa. Ambos são necessários na hora de emitir um certificado digital.
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