Desde que foi criado, o eSocial tem contribuido significativamente para simplificar a vida de muitos profissionais de contabilidade. O sistema faz parte do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, cuja finalidade é modernizar a rotina de empreendedores em relação as suas obrigações fiscais e, assim, reduzir as burocracias que muitas vezes impedem o crescimento do negócio.
O eSocial é um sistema online disponibilizado pelo Governo para a unificação de cerca de 15 obrigações trabalhistas, seja para empresas, pessoas jurídicas e, também, pessoas físicas. Se antes era necessário preencher dezenas de guias e formulários, com a modernização da entrega e transmissão desses arquivos em um ambiente totalmente digital, todo o processo passou a ser mais simples e fácil.
Pensando em esclaracer melhor o que é o eSocial e como se adequar a ele, levantamos as 5 principais dúvidas sobre sua implementação. Continue a leitura!
1. Reveja e atualize os cadastros
O eSocial é um sistema online que passa a verificar todas as informações disponibilizadas pelo empregador. Isso significa que dados como CPF, correlação entre o NIS e demais relacionados ao reconhecimento do empregado passam a ser cruzados e verificados pelo programa.
Muitos empregados informam dados incorretos de documentos de identificação, como sobrenome e nome da mão, ou até mesmo, tem diversos cadastros na Seguridade Social que acabam impactando no pagamento das obrigações trabalhistas.
Para que problemas como esses não ocorram, é necessário ficar atento a todas as informações prestadas, o que inclui a revitalização de cadastros, a atualização das informações e a conferência da base de dados já existentes.
2. Crie um Plano de Cargos e Salários e Tabela de Horários
Muitos empreendedores não mantêm um Plano de Cargos e Salários e, muito menos, uma Tabela de Horários. No entanto, com a adesão ao eSocial passa a ser fundamental que tais práticas passem a ser mantidas.
O empresário precisa ficar atento à legislação ou se basear em um Plano de Cargos e Salários com remunerações adequadas à função. Além de servir como uma prova que a empresa cumpre com suas obrigações trabalhistas, ao criar o plano, é possível eliminar problemas de ações com a Justiça do Trabalho.
3. Não atrase na entrega das obrigações
A maior parte das informações exigidas pelo eSocial são produzidas dentro das empresas, pelos próprios departamentos internos. Isso significa que a contabilidade, quando feita por terceiros, precisa ser mantida atualizada sobre os dados, como admissões, demissões, férias, atrasos etc.
Muitas empresas não mantêm uma rotina de cumprimento de obrigações e prazos em relação aos fatos trabalhistas ocorridos, o que é um grande equívoco. Com o eSocial é fundamental entender o que a legislação diz e em qual prazo os dados devem ser transmitidos.
Para não ter problemas com atrasos, erros ou, até mesmo, descumprimento das obrigações com o eSocial, é fundamental manter todos os dados referentes a rotinas trabalhistas em dia, reestruturando processos e produzindo os relatórios necessários para seu cumprimento.
4. Fique atento ao prazo de implementação
Durante os primeiros anos de implementação o eSocial foi facultativo, no entanto, a adesão ao programa passou a ser obrigatório e regularizada por meio de um cronograma de implementação.
Empresas com faturamento acima de 78 milhões já passaram pela terceira e quarta fase de implemetação, por isso, já se encontram totalmente habilitadas pelo eSocial. Para empresas de médio e pequeno porte (incluindo as microempresas), o prazo de adesão foi adiado para novembro de 2018 e julho de 2019 para todas as empresas públicas e privadas do país.
Microempreendedores (MEI) que não tenham empregados estão desobrigados de implementar o eSocial e poderão continuar a declarar diretamente pelo Sistema de Recolhimento do Simples Nacional (SIMEI).
5. Atente-se às informações relevantes
Uma série de informações que antes não eram cobradas com o eSocial passam a ser uma obrigatoriedade. O eSocial é um ambiente online completo acerca da mão de obra do empregado e empregador. Entre as principais informações que devem ser observadas se destacam:
- admissão e demissão;
- aviso prévio;
- alteração da jornada de trabalho;
- atestados de saúde;
- afastamento temporário;
- folha de pagamento etc.
Toda e qualquer informação que altere o contrato de trabalho deve ser notificada aos órgãos fiscalizadores por meio do eSocial. Por isso, manter o cadastro atualizado e sempre organizado é a melhor forma de não correr riscos de irregularidades e inconsistências.