A Escrituração Contábil Digital (ECD), foi instituída há alguns anos no Brasil, com fins fiscais e previdenciários. A ECD deve ser reportada ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), sendo que as empresas brasileiras no ano de 2018, possuíram até o dia 30 de Maio para enviar ao Sped os documentos da ECD, referente ás atividades da empresa entre 1 de Janeiro de 2017 e 31 de Dezembro de 2017. A data limite para envio, varia de ano para ano, sendo que há algum tempo, ela era aceita até o último dia de junho.
Todas as empresas que são tributadas pelo lucro real, devem emitir a ECD. Nela devem conter: o Livro Diário e seus auxiliares – quando houver; o Livro Razão e seus auxiliares – quando houver e o Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos presentes nos balancetes e balanços.
Como todo o procedimento é virtual, é fundamental que as empresas tenham zelo com os documentos digitalizados, mantendo-os guardados mesmo após o envio, além de escolher um bom contador para evitar problemas futuros. Embora o fato do procedimento ser virtual e dar um ar de maior simplicidade na declaração, o país ainda possui enormes burocracias para declarações do gênero e, um mínimo erro pode ser o responsável por jogar a empresa em cenários obscuros de dívida com o Governo.
Um ponto que deve reter atenção, é que todos os documentos enviados devem estar devidamente autenticados para serem aceitos como legais pelo Governo. Paral tal, devem conter certificado eletrônico com segurança do tipo A3, que é elaborado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Além disso, mesmo que não haja movimentação financeira no período abrangido pela ECD, a empresa deve ainda assim enviar todos os documentos exigidos para a escrituração.
Além das empresas tributadas pelo lucro real, são obrigadas a emitir a ECD:
- as empresas com Sociedades em Conta de Participação (SCP) que, nesse caso, também devem enviar os livros auxiliares do sócio extensivo;
- as empresas que optaram pelo Lucro Presumido sem incidência do IRRF, que ano respectivo ano-calendário, tenham distribuído parcelas de lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, reduzindo-se dessa conta, os impostos e contribuições que está sujeita;
- as empresas imunes ou isentas que tenham sido intimidas a apresentar a Escrituração Fiscal Digital das Contribuições.
As únicas empresas que realmente se encontram livres da obrigatoriedade de emitir a ECD, são aquelas optantes pelo Simples Nacional, além de órgãos públicos, autarquias, fundações públicas e pessoas jurídicas inativas que estejam de acordo com a Instrução Normativa RFB nº 1.536/2014.
O empresário deve estar ciente, também, de que embora as siglas ECD e ECF (Escrituração Contábil Fiscal), sejam parecidas, elas são escriturações distintas. A primeira, como mencionado anteriormente, é voltada para fins fiscais e previdenciários, enquanto a segunda, tem como foco, a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e o Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).
No mais, é essencial manter-se antenado ano a ano, na data limite para apresentação da ECD e sempre tomar os devidos cuidados mencionados anteriormente no texto, para evitar dores de cabeça na justiça.