As empresas geram e recebem, todos os dias, uma quantidade quase incontável de documentos: tributários, trabalhistas, previdenciários, controle de vendas e por aí vai. Arquivá-los pelo período de tempo correto evita problemas com o fisco, gera mais segurança para a empresa e a mantém menos propensa a encarar problemas trabalhistas.

É preciso manter os em local seguro, longe de umidade e de exposição solar, por exemplo. Há, ainda, a possibilidade de passar esses arquivos físicos também para mídias digitais, arquivando-os até mesmo em um sistema de nuvem.

De fato, muito se fala dessa necessidade de arquivar alguns documentos, mas a verdade é que nem todo mundo sabe o que, na prática, precisa ser arquivado e por quanto tempo. Alguns desses prazos são extraídos de leis específicas, como no caso da Consolidação das Leis do Trabalho, a CLT, e do Código Tributário Nacional, o CTN. Este artigo foi preparado para sanar essas dúvidas e explicar, de uma vez por todas, quais são os documentos que devem ser arquivados pela empresa e por quanto tempo. Confira a seguir:

Documentos relativos a tributos, contábeis e fiscais:

Documentos como imposto de renda, livros fiscais, contribuição social sobre lucro líquido (CSLL), programa de integração social (PIS), simples nacional, recibos e notas fiscais e declarações anuais devem ser guardados pelo prazo de cinco anos.

Documentos trabalhistas e previdenciários

Guias de reconhecimento rescisório de contribuição social e do FGTS e guias de recolhimento do FGTS comum e de informações à previdência social precisam ser arquivados por um período não inferior a 30 anos.

Já as folhas de pagamento, os dados previdenciários e trabalhistas de sistemas eletrônicos, os atestados médicos apresentados por colaboradoras durante a gestação e a ficha de salário maternidade devem ser mantidos em registro por dez anos.

Ao longo de cinco anos, é importante arquivar as guias de contribuição previdenciárias (GPS), as guias de contribuição sindical (GRCSU), o cadastro de empregados e desempregados — mais conhecido como Caged –, o CIPA, as fichas de registro de acidentes de trabalho, os controles de ponto e os recibos de pagamento tanto de salários quanto de férias e de décimo terceiro salário.

Os pedidos de demissão, a comunicação de aviso prévio e o termo de rescisão do contrato trabalhista, no que lhe concerne, precisam ser guardados por somente dois anos.

Por fim, há outros tipos documentos que devem ser conservados por tempo indeterminado, como é o caso, por exemplo, do contrato de trabalho, da ficha de registro de cada empregado que já passou pela empresa, dos recibos de recolhimentos previdenciários de contribuinte individual, do livro de inspeção do trabalho, do livro diário, do livro razão e do livro de atas.

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