O controle financeiro e administrativo de uma empresa é um processo fundamental para que o negócio seja capaz de entregar os resultados previstos. E a principal forma de manter um bom controle financeiro e administrativo é por meio do fechamento mensal da empresa. Essa ferramenta de gestão consiste na análise e identificação de todas as operações internas de uma empresa, ou seja, movimentações contábeis, financeiras, trabalhistas e fiscais.
Com o fechamento mensal é possível identificar exatamente em quais estágios cada setor da empresa está. Dessa forma, o empreendedor consegue saber exatamente quais setores são capazes de entregar os resultados previstos, quais os deficitários e o que precisa ser mudado. Ou seja, a importância do fechamento mensal está diretamente associada à capacidade de tomar decisões internas que impactam o futuro do negócio, com base nos nas informações e dados essenciais da empresa.
Como funciona?
Em linhas gerais, o fechamento mensal consistirá em reunir dados e informações essenciais de cada setor do estabelecimento. Esses dados e informações devem ser simplificados, dando origem a um relatório mais resumido sobre cada departamento, contendo uma série de informações, como, por exemplo: resultados entregues, receitas geradas, custos, gargalos e outros. Abaixo segue uma lista das apurações mais importantes:
- Movimentação fiscal: é preciso reunir todos os documentos fiscais, seja de entrada ou saída. Portanto, todas as notas fiscais devem ser analisadas para comparar os resultados apresentados.
- Movimentação trabalhista: esses são os dados relacionados aos gastos com os colaboradores da empresa. Com isso, é preciso analisar: guia de recolhimentos dos tributos trabalhistas, como é o caso de INSS e FGTS; recibos referentes ao pagamento de salários; além de recibos referentes aos benefícios oferecidos pela empresa.
- Movimentação financeira: o setor financeiro será o responsável por colher dados referentes às entradas e saídas de receitas durante o mês. Essas informações são compostas pelos pagamentos de fornecedores, recolhimento de tributos, custeio das operações internas, dentre outros dados.
Qual o papel da contabilidade durante o fechamento mensal?
O papel do setor de contabilidade será fundamental durante o processo. É preciso destacar que todos os dados e informações serão recolhidos na forma bruta, ou seja, esses dados ainda não estão prontos para uso e são difíceis de serem analisados. Com isso, entra a contabilidade para lapidar cada informação e resultado apresentado pela empresa no mês em questão.
A partir daí, a equipe de contabilidade gera uma série de relatórios para conferir se os resultados apresentados estão dentro do planejado, inicialmente. Portanto, é realizado o fechamento mensal em si e, em seguida, os relatórios com as informações mais importantes são gerados e entregues aos gestores para que o processo de tomada de decisões tenha início.
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